各党总支、各单位：

学校办公自动化系统（OA系统）启用以来，极大地提升了办公效率，节约了人力物力成本，有效推动学校各项工作顺利开展。但在使用过程中，也出现了OA协同使用随意化、协同无层级、范围扩大化、处理不及时等问题，影响到OA作为学校办公系统应有的权威性、严肃性，同时一定程度上加重了基层管理和使用人员的负担。为规范OA系统的使用管理，现就有关要求通知如下：

1.加强OA协同的程序管理。发起OA协同前须先履行必要的线下工作程序，OA协同不能替代线下向学校领导的请示、报告工作，不能替代线下单位间的沟通、协调工作。通过线下请示、报告、沟通、协调后的确定事项，方可发起OA协同进入办理程序，保证OA事项内容的正确性、准确性和OA程序的严肃性、规范性。

   发起党委常委会议题、校长办公会议议题协同事项，须报分管领导（联系领导）审核同意，并由分管领导（联系领导）向会议主持人汇报研究确定后，再发起OA协同进行议题申报。

   发起学校党委、行政公文协同事项，分两个步骤进行，一是公文审批流程：由公文拟稿单位发起OA协同，报分管领导审核会签后，归口由党委办公室、校长办公室进行初核、复核，完成公文审批环节。二是公文签发流程：完成审批流程的公文，归口由党委办公室、校长办公室发起OA协同，经由公文事项分管领导（联系领导）审核会签，党办、校办主任复核，党委书记或校长签发后，党办、校办对公文定稿进行编号、套红、分发、归档，完成公文签发环节。

2.加强OA协同的权限管理。各单位确定１名人员负责本单位对外发送OA协同事项，其他人员将被限制发起OA协同事项。各单位代表学校向校内其他单位发起的OA协同事项，应由分管领导审核后方可发出。负责OA管理使用的人员名单（含姓名、工号、联系方式）于5月15号17：00前报网络信息中心办公室邮箱：djm@jzxy.edu.cn。

3.加强OA协同的层级管理。向上发起OA协同不得越级，须经上一级直接领导审批后方可提起。向下发起OA协同，一般也不可越级发送，各单位代表学校发起的OA协同事项，只可发送受理单位党政负责人，由该单位党政负责人安排部署，不应直接发送具体工作人员。

4.加强OA协同的范围管理。各单位发起OA协同事项应遵循“确有必要”原则，根据工作开展的实际需要，最小化确定发送范围，不得随意扩大。限制转发OA协同的范围，单位党政负责人安排部署工作，可转发相关工作直接承办人，不层层转发或全面转发至本单位其他人员。需全校范围周知和办理的公文和通知事项，可通过企业微信公告栏进行发布，或归口由党办、校办在OA系统公告栏或校园网党务、校务公开网站进行发布。

5.加强OA协同的时效管理。教职工特别是各单位党政负责人、负责OA处理工作的负责同志，应自觉养成每天上班第一时间查阅、处理OA事项的习惯，不得以任何理由不及时阅处或只阅不处OA事项。各单位应对OA事项处理情况进行自查自纠，认真填写《晋中学院处级单位OA事项处理情况自查表》（见附件），查找问题，分析原因，提出改进措施，经党政负责人签字加盖公章后于5月22日前报党委办公室、校长办公室；自６月起，学校每月对各单位OA事项处理情况定期进行通报。并把不及时处理OA事项，作为扣分项，纳入学校处级单位、领导干部、教职工年度工作过程化考评指标体系。因不及时处理OA事项而贻误工作，将依纪追究相关责任人责任。